OKIEM EKSPERTA: RODO a praca Fleet Managera

25 maja 2018 r. w życie wejdzie Rozporządzenie o ochronie danych osobowych, będące odpowiedzią Polskiego Ministerstwa Cyfryzacji na Unijną dyrektywę General Data Protection Regulation. Nowe przepisy, które wprowadzają istotne zmiany w sposobie przechowywania oraz zarządzania danymi osobowymi będą miały wpływ na funkcjonowanie wszystkich podmiotów na terytorium Unii Europejskiej. Zmiany w tym zakresie wpłyną również na branżę CFM i wyzwania stojące przed Fleet Managerami, których praca w dużej mierze sprowadza się do przetwarzania danych osobowych. O nowej regulacji opowiada Mateusz Rosiński, starszy specjalista ds. prawnych w Carefleet S.A.

Zastosowanie się do regulacji wprowadzanych przez dyrektywę, wymaga istotnej zmiany podejścia do funkcjonującego od wielu lat systemu przetwarzania i ochrony danych osobowych. Niezastosowanie się do nowych przepisów skutkować będzie dotkliwymi karami finansowymi na poziomie do 2% lub w przypadku niektórych naruszeń nawet do 4% globalnego obrotu przedsiębiorstwa, przy górnej granicy 20 milionów EURO, więc dla przedstawicieli branży jest to ostatni dzwonek, by przygotować się na nadchodzące zmiany i uniknąć bolesnych konsekwencji.

Fleet Manager jest łącznikiem, który zbiera dane osobowe zmieniających się użytkowników floty i przekazuje je różnym podmiotom zewnętrznym, na przykład warsztatom naprawczym czy osobom finansującym samochody. Dotychczasowe regulacje, będące pochodną przestarzałej dyrektywy 95/46/WE, nie określały tak dokładnych mechanizmów i zasad przetwarzania i analizowania zebranych danych. Nadchodząca ustawa kładzie nacisk na weryfikowalność procesów przetwarzania i celowości gromadzenia informacji, zatem każda operacja przeprowadzana na nich musi mieć uzasadnienie. Osoba na stanowisku Fleet Managera musi pamiętać, że spoczywa na jej barkach odpowiedzialność za bezpieczeństwo systemu zarządzania danymi. RODO rozszerza definicje danych wrażliwych, więc warto zwrócić uwagę, że ustawa reguluje również sposoby przetwarzania informacji np. o lokalizacji użytkownika, które gromadzone są przez urządzenia GPS. Każdy pracownik zajmujący się firmową flotą powinien już dzisiaj zapoznać się z charakterem zmian i zaprojektować nowe zasady przetwarzania danych w firmie, tak by w maju, kiedy ustawa wejdzie w życie, nie dać się zaskoczyć.

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych uszczelni funkcjonujące procesy i wymusi dużo większą, wzajemną kontrolę przy przekazywaniu danych pomiędzy firmami. Nowe przepisy modyfikują również zasady uzyskiwania zgód na zbieranie i przetwarzanie danych wrażliwych. Każda osoba zyska szersze niż dotychczas i przede wszystkim skuteczniej weryfikowalne prawo wglądu w charakter przetwarzanych informacji. Nowość stanowi tzw. „prawo do bycia zapomnianym”, które umożliwi usunięcie danych osobowych, np. z Internetu, na przetwarzanie których zgodę wyraziło się np. nie będąc w pełni świadomym ryzyka związanego z ich wykorzystaniem. Bardzo szeroki zakres zmian, które wkrótce wejdą w życie, sprawia, że klient oraz finansujący jego flotę CFM już teraz powinni wypracować nowy, usprawniony model współpracy, który przyczyni się do efektywnego zaimplementowania wymagań RODO, a w perspektywie czasu przełoży się na wyższą jakość oferowanych usług.