Polityka flotowa w dużych i średnich firmach – 5 kwestii, które należy wziąć pod uwagę, tworząc car policy

Polityka flotowa to dokument, w którym spisane są zasady użytkowania pojazdów służbowych obowiązujące każdego kierowcę w danej firmie. Swoją car policy powinny mieć zarówno duże przedsiębiorstwa korzystające z kilkuset lub kilku tysięcy samochodów, jak też mniejsze firmy, które posiadają kilkanaście lub kilkadziesiąt aut. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych strat i nieporozumień z pracownikami.

Odpowiednia polityka flotowa powinna możliwie jak najdokładniej określać różne aspekty wykorzystywania samochodów służbowych przez pracowników – w czytelny sposób definiować obowiązki i prawa podwładnych, którzy przemieszczają się firmowymi pojazdami, zawierać instrukcję, co robić w sytuacjach nietypowych oraz wyznaczać, jakie sankcje grożą za zachowania niezgodne z jej zasadami.

Niestety często polityka flotowa traktowana jest jako dokument administracyjny, który nie ma swojego praktycznego zastosowania. Na jej niekorzyść działa też m.in. prawo, nie nakładając obowiązku tworzenia tego typu wytycznych. Praktyka pokazuje jednak, że brak car policy może przysporzyć przedsiębiorstwu wielu problemów. Podpowiadamy, o czym warto pamiętać, tworząc politykę flotową!

1. Umowa powierzenia mienia

Przepisy kodeksu pracy (art. 124–127 kp) umożliwiają właścicielowi firmy przekazywanie zatrudnionym wartościowego mienia, czyli np. samochodów służbowych, jako mienia powierzonego. Chcąc skorzystać z tego rozwiązania, pracodawca powinien zawrzeć z pracownikiem tzw. umowę powierzenia mienia, która będzie precyzować, jaki samochód, w jakim stanie i w jakim celu zostaje wydany podwładnemu. Przekazanie samochodu jako mienia powierzonego oznacza, że zatrudniony ponosi zaostrzoną odpowiedzialność za szkody w nim wyrządzone. Sporządzona w ten sposób umowa zakłada domniemaną winę pracownika, a tym samym ponosi on pełną odpowiedzialność za szkodę (chyba że zostanie wykazane, że powstała z przyczyn niezależnych od użytkownika pojazdu), bez ograniczenia do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia (art. 119 kp) – niezależnie od tego, czy została ona wyrządzona umyślnie czy nieumyślnie.

2. Polityka samochodowa

Wspomniana wyżej umowa powierzenia mienia zazwyczaj zawiera tylko podstawowe zapisy: dane pracodawcy, pracownika i pojazdu. Prawa i obowiązki przedsiębiorstwa i podwładnych dotyczące użytkowania samochodu należy z kolei zawrzeć w polityce samochodowej. Regulamin korzystania z aut służbowych może m.in. określać, w jakich miejscach należy je parkować, jakie paliwo tankować czy pracownik może palić tytoń wewnątrz pojazdu lub przewozić nim zwierzęta etc.

3. Monitorowanie pojazdów za pomocą GPS w regulaminie pracy

Twoi pracownicy użytkują samochody z monitoringiem GPS? Jako pracodawca jesteś zobowiązany poinformować o tym podwładnych, a w regulaminie pracy należy zamieścić stosowny zapis na ten temat. Wszystko za sprawą zmian wprowadzonych do art. 22(2) kodeksu pracy z maja 2018 r., które zaczęły obowiązywać w związku z wejściem w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Nowe przepisy przewidują obowiązek uregulowania w regulaminie pracy kwestii monitoringu wizyjnego stosowanego w pomieszczeniach zakładu pracy – a ponieważ rejestratory GPS należy uznać za formę monitoringu, we wspomnianym dokumencie powinny znaleźć się zapisy o celu i zakresie monitorowania pojazdów. Dodatkowo taka informacja powinna być ogłoszona bądź przesłana do wiadomości pracowników użytkujących służbowe auta.

4. Nagrody za należyte użytkowanie samochodów

Jak skutecznie motywować pracowników do bezszkodowej jazdy? Wśród stosowanych przez pracodawców nagród najbardziej popularne są premie uznaniowe, nagrody rzeczowe czy przyznanie wyższego modelu samochodu. Decydując się na wprowadzenie systemu nagród dla posiadaczy służbowych aut, należy pamiętać o stosowaniu obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny (art. 94 pkt. 9 kp) i przestrzeganiu zasady równego traktowania pracowników (art. 11(2) kp).

5. Kary za łamanie obowiązków

W przypadku naruszania zasad korzystania z samochodów służbowych pracodawca może nakładać na zatrudnionych tzw. kary porządkowe z kodeksu pracy: upomnienia, nagany, kary pieniężne – nie wyższe niż jednodniowe wynagrodzenie podwładnego, a w przypadku kilku naruszeń w miesiącu jedna dziesiąta wynagrodzenia miesięcznego (art. 108 § 3 kp). Konsekwencją dla pracownika może być również utrata premii uznaniowej czy obciążenie likwidacją szkody w zakresie udziału własnego pracodawcy lub do wysokości franszyzy ubezpieczeniowej. Warto wiedzieć jednak, że stosowanie stałych lub stopniowo rosnących kar pieniężnych nieadekwatnych do wysokości konkretnej szkody (nawet jeśli zostały przewidziane w polityce flotowej czy regulaminie pracy) jest niezgodne z prawem. Nie można również bez wyrażonej każdorazowo zgody pracownika potrącać z wynagrodzenia kwot obciążających go z tytułu wyrządzonej szkody. Rażące lub powtarzające się naruszenia obowiązku dbania o pojazdy służbowe mogą być przyczyną wypowiedzenia umowy czy nawet jej rozwiązania bez wypowiedzenia, czyli dyscyplinarki.

Powyższe, bardzo ogólne wytyczne, to zaledwie niewielki ułamek kwestii, jakie warto doprecyzować w polityce flotowej. Eksperci Carefleet, którzy od lat współpracują z Klientami z różnych branż i sektorów rynku, pomagają im w tworzeniu efektywnych car policy, które nie tylko chronią interesy pracodawcy i pracownika, ale również umożliwiają jak najefektywniejsze wykorzystanie firmowej floty.